Prototyp-Entwurf. Technisch angelegter Workflow, noch nicht im Praxiseinsatz erprobt. Funktionsumfang und Anbindungen können sich ändern. Bestellung erst ab Verkaufsstart möglich, Preise sind vorläufig.
Sie haben hervorragende Arbeit geleistet
Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerungen automatisieren: freundlich nachfassen und den Cashflow im Blick behalten.
Unverbindlich. Keine Zahlung jetzt. Antwort in der Regel innerhalb von 48 Stunden (Montag bis Freitag).
Vorläufiger, unverbindlicher Preis zzgl. einmaligem Setup. Preise ohne Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung). Der Verkauf ist noch nicht geöffnet, Preise können sich bis Verkaufsstart ändern. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
Genannte Marken gehören ihren jeweiligen Inhabern. Es besteht keine Partnerschaft oder Empfehlung. Funktionsumfang und Anbindung hängen von Ihrer Umgebung ab.
Eine automatische Zahlungserinnerung schreibt bei überfälligen Rechnungen eine freundliche E-Mail mit Bezahl-Link. Die KI formuliert den Text, die Anbindung an Ihre Buchhaltung löst den Versand aus. Ob und wie Sie mahnen, entscheiden Sie. Verzug, Fristen und Gebühren prüfen Sie selbst, eine Zusage zu Zahlungseingängen gibt es nicht.
Konzept/Beispiel, keine Rechts-, Gesundheits- oder Personalberatung. Vor einem Einsatz ist eine Prüfung durch den Anwender erforderlich.
Mehr dazu im Bot-Agent Blog
Unsicher? Lassen Sie uns kurz filtern · ohne Anmeldung
Das Problem
Sie haben hervorragende Arbeit geleistet. Die Rechnung ist verschickt. Das Zahlungsziel von 14 Tagen ist verstrichen. Und nun beginnt das unangenehme Warten.
Eigentlich müssten Sie jetzt eine Zahlungserinnerung schreiben. Aber Sie zögern. Niemand will wie ein harter Inkasso-Eintreiber wirken und den guten Kunden verärgern. Außerdem müssen Sie sich erst mühsam in Ihr Bankkonto und Ihre Buchhaltung einloggen, um sicherzugehen, dass das Geld nicht doch vor 5 Minuten angekommen ist. Dieser manuelle Aufwand führt dazu, dass Rechnungen wochenlang unbezahlt bleiben. Ihr Cashflow stockt. Sie leihen dem Kunden quasi zinsfrei Geld, während Sie selbst Ihre eigenen Rechnungen und Mitarbeiter bezahlen müssen. Fehlende Liquidität ist für kleine Unternehmen ein ernstes Risiko.
Unsere Lösung
Unser automatisiertes Erinnerungs-System nimmt Ihnen die unangenehme Aufgabe ab. Die Automation prüft im Hintergrund Ihr Buchhaltungssystem (z.B. Cloud-Buchhaltung). Ist eine Rechnung überfällig, versendet sie einen höflichen E-Mail-Reminder in Ihrem Namen. Das erspart Ihnen das unangenehme Nachfassen, und Ihre Buchhaltung bleibt übersichtlich.
Geplanter Funktionsumfang (Zielarchitektur)
Beschreibt das Zielbild. Der Prototyp-Entwurf ist noch nicht im Praxiseinsatz erprobt und kann davon abweichen.
- Überwachung fälliger Rechnungen (z.B. in Ihrer Cloud-Buchhaltung)
- Gestaffeltes Mahnwesen (Freundlicher Reminder -> Mahnung 1 -> Mahnung 2)
- KI-gestützte, empathische Tonalität für die erste Stufe
- Automatische Deaktivierung bei Zahlungseingang
- Versand von Bezahllinks direkt in der E-Mail
Für wen ist Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung?
Diese Automatisierung eignet sich besonders für:
Agenturen & Freelancer
Bei denen oft große Summen lange offen stehen und der Gründer sich nicht traut, den Stammkunden anzurufen.
B2B-Großhändler
Wenn täglich dutzende Rechnungen auf Ziel (Rechnungskauf) verschickt werden und die Buchhaltung überlastet ist.
SaaS & Abo-Modelle
Automatisches Nachfassen („Dunning“), wenn die hinterlegte Kreditkarte abgelaufen ist oder die Lastschrift platzte.
Nicht sicher, ob diese Automatisierung zu Ihnen passt?
In etwa einer Minute finden Sie passende Automatisierungen aus 40, kostenlos, ohne Anmeldung.
Ohne vs. mit Bot-Agent
Ohne Bot-Agent
- Hoch (Angst vor Kunden-Ärger)
- Oft Wochen verzögert
- Manuelles Durchforsten der Bank
- Kunde muss IBAN abtippen
Mit Bot-Agent
- Gering (soll automatisch laufen)
- Ab Fälligkeit
- Automatischer Abgleich mit der Buchhaltung
- 1 Klick auf den Bezahl-Link in der Mail
So funktioniert's
Zielablauf der Automatisierung. Der vorhandene Prototyp-Entwurf kann davon abweichen, zum Beispiel bei KI-Modell, Anbindungen oder PDF-Export.
Die Automation prüft täglich Ihr Buchhaltungssystem auf überfällige Rechnungen (z.B. 3 Tage drüber).
Eine freundliche E-Mail wird gesendet: 'Haben Sie unsere Rechnung übersehen?'
Wenn nach 7 Tagen nichts passiert, folgt eine formellere Mahnung.
Angestrebte Ergebnisse
Zielbild ohne Ergebnis-Zusage. Tatsächliche Ergebnisse hängen von Ihrer Ausgangslage ab.
Möglicherweise schnellere Zahlungseingänge, wenn Kunden nach dem ersten freundlichen Reminder zahlen (je nach Kundenstamm unterschiedlich).
Weniger manuelles Prüfen von Kontoauszügen.
Höfliche Tonalität, die die Kundenbeziehung schont.
Auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten zu dieser Automatisierung, in 30 Sekunden gelesen.
Setup-Zeit
Richtwert: 1-3 Tage
- Vorgesehen: Wir richten alles für Sie ein
- Sie geben nur Ihre Daten frei
Laufzeit
Ziel: auch außerhalb der Geschäftszeiten, solange das System läuft, ohne Verfügbarkeitszusage
- Jederzeit pausierbar
- Vorgesehen: monatlich kündbar
DSGVO & Datenschutz
- Server in Deutschland (Hetzner Nürnberg), Auslieferung über Cloudflare
- Datensparsamkeit als Grundsatz
- DSGVO-orientiert entwickelt & EU AI Act Art. 50 (Transparenz)
- Löschung auf Anfrage vorgesehen
Was ist inklusive
- Leistungsumfang: Einrichtung durch Bot-Agent
- Hosting auf deutschen Servern vorgesehen
- Vorgesehen: Updates und Wartung (Konditionen noch offen)
- Support per E-Mail (Montag bis Freitag, 8 bis 16 Uhr). Eine feste Reaktionszeit wird nicht zugesagt.
Was diese Automation nicht kann
Ehrlichkeit statt Überversprechen. Diese Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie sich entscheiden.
- Übergibt keine Fälle automatisch ans Inkasso-Büro.
- Setzt voraus, dass Zahlungseingänge (auch Banküberweisungen) in der Software sauber verbucht sind, sonst werden Kunden unberechtigt gemahnt.
- Kein postalischer Versand von Mahnungen.
- Mahnungen und Mahngebühren unterliegen gesetzlichen Vorgaben. Vorlagen und Gebühren sollten Sie vor dem Einsatz rechtlich prüfen lassen.
Wirtschaftlichkeit (Beispielrechnung)
Offene Forderungen kosten indirekt Liquidität und Zinsen. Wer pro Monat 4 Stunden lang Kontoauszüge prüft und Mahnungen tippt, bindet Arbeitszeit im Wert von mehreren hundert Euro (Beispielrechnung). Diese Automatisierung kostet vorläufig ab 79 € / Monat und erinnert Ihre Kunden im Hintergrund an offene Forderungen. Ob sich das rechnet, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen ab. Keine Zusage.
Einsatzszenarien
So könnte Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung bei Ihnen eingesetzt werden
Illustrative Beispiele auf Basis typischer Anwendungsfälle. Echte Praxisberichte zu Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung folgen nach den ersten Pilotprojekten.
Automatisierung: Google Review Antworten
Zielbild: Bewertungen zeitnah beantworten
Einsatzidee: Antwortentwürfe zur Freigabe, statt jeden Abend selbst zu formulieren.
Illustratives Szenario, kein Kundenergebnis.
Automatisierung: Produktbeschreibungen
Zielbild: viele Artikel in einem Durchlauf
Einsatzidee: Eigenständige Produkttexte statt übernommener Herstellertexte. Die Wirkung auf die Conversion ist offen.
Illustratives Szenario, kein Kundenergebnis.
Automatisierung: Blog Pipeline
Zielbild: bis zu 8 Artikel pro Monat
Einsatzidee: Regelmäßige Fachartikel als Entwurf, redaktionell zu prüfen. Kein Ranking-Versprechen.
Illustratives Szenario, kein Kundenergebnis.
Der Verkauf von Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung ist noch nicht geöffnet. Wenn Sie sich unverbindlich vormerken lassen möchten, nutzen Sie den Button am Seitenanfang.
Häufige Befürchtungen und ehrliche Antworten
KI ist neu für viele. Hier sind die vier Bedenken, die wir am häufigsten hören, bevor Sie sich für Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung entscheiden.
Häufige Fragen zu Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu dieser Automatisierung.
Bereit, Automatische Mahnung und Zahlungserinnerung zu automatisieren?
Der Verkauf ist noch nicht geöffnet, der Start ist geplant, der Termin steht noch nicht fest. Tragen Sie sich unverbindlich auf die Warteliste ein.
Vorgesehen: monatlich kündbar, kein Jahresvertrag · DSGVO-orientiert