KI-Automation für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Steuerkanzleien empfangen täglich viele Mandanten-Mails (50 bis 200 als Beispielannahme), Belege, Fristen-Erinnerungen, DATEV-Fragen, Termin-Wünsche, Honorarabrechnungs-Klärungen. Die manuelle Sortierung am Morgen kostet nach unserer Beispielannahme 30 bis 90 Minuten Steuerberater-Zeit pro Tag, also potenziell 200 bis 500 Stunden pro Jahr. Eine KI-basierte Triage könnte das erleichtern, aber nur wenn sie unter Beachtung von § 203 StGB eingesetzt wird.

Hier liegt die kritische Hürde: § 203 StGB Berufs-Verschwiegenheit verbietet die Weitergabe von Mandanten-Informationen an Dritte ohne Einwilligung. Der Einsatz von KI-Diensten externer Anbieter ist dabei rechtlich heikel, weil Daten den EWR verlassen können und ein Modell-Training mit Mandantendaten vertraglich auszuschließen ist. Ob und wie ein Einsatz zulässig ist, sollte im Einzelfall geprüft werden. Manche Kanzleien verzichten daher auf KI und erledigen die Routine weiter von Hand.

Der Ansatz von Bot-Agent: Hosting bei Hetzner in Nürnberg. Für die KI-Verarbeitung sind Modelle externer Anbieter (Anthropic, OpenAI, Google) vorgesehen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln; beides liegt für Anthropic und OpenAI vor, für Google wird es vor Verkaufsstart bestätigt. Personenbezogene Daten sollen vor der Verarbeitung soweit möglich anonymisiert werden. Die E-Mail-Triage soll eingehende Mails in 8 Kategorien (Beleg-Lieferung, Fristen-Anfrage, DATEV-Frage, Termin-Anfrage, Honorarabrechnung, Sonstiges, Gerichts-Frist, Unbekannt) einordnen und nach Dringlichkeit priorisieren.

Belege manuell in DATEV einbuchen ist eine der zeitaufwendigsten Routine-Tätigkeiten in jeder Steuerkanzlei. Eine Kanzlei mit 5 Steuerberatern erfasst nach unserer Beispielannahme pro Monat 800 bis 2.500 Belege, pro Beleg 1 bis 3 Minuten manuelle Kategorisierung und Buchungs-Vorbereitung. Multipliziert ergibt das 13 bis 125 Stunden monatlich, die für strategische Beratung oder Mandanten-Akquise fehlen.

Bot-Agent soll die Belegvorbereitung unterstützen: eingehende Belege (PDF, Foto, E-Mail-Anhang) werden per OCR digitalisiert, als Vorschlag kategorisiert (Eingangs-Rechnung, Ausgangs-Rechnung, Kontoauszug, Bewirtungs-Beleg, Tank-Beleg usw.), Konten zugeordnet (basierend auf Ihrem Kontenrahmen) und als Vor-Buchungs-Vorschlag in eine importierbare CSV-Datei exportiert. Die finale Buchung erfolgt durch eine Steuerfachkraft.

Wichtig: eine vollautomatische Buchung ohne Steuerfachkraft-Kontrolle ist nicht vorgesehen. Bot-Agent soll die Vorbereitungs-Schicht liefern und strukturierte Vor-Buchungs-Vorschläge an Ihre Steuerfachkräfte übergeben. Welcher Anteil der manuellen Belegerfassung dadurch entfällt, lässt sich nicht zusagen.

Mandanten-Termine sind der wichtigste Service-Kontakt einer Steuerkanzlei. Trotzdem laufen sie in den meisten Kanzleien unstrukturiert: Telefon-Anfragen werden vom Sekretariat manuell terminiert, Email-Anfragen warten oft 24-48 Stunden auf eine Antwort, und Mandanten erscheinen häufig ohne die nötigen Vorab-Unterlagen, was die Termine ineffizient macht.

Geplant ist (Phase 2, Termin offen) eine Termin-Buchungs-Komponente, die mit gängigen Buchungs-Tools verbunden werden kann. Vorgesehen ist zunächst die Vorqualifizierungs- und Triage-Schicht: Mandanten-Anfragen werden klassifiziert (Erstgespräch, Steuererklärungs-Termin, Beratungs-Termin, Jahres-Abschluss), gewünschte Themen erfasst (z.B. Erbschaftsteuer, Gründungs-Beratung, Internationale Sachverhalte), und qualifizierte Anfragen an Ihr Sekretariat übergeben.

Hinweis: ein vollständiger Mandanten-Onboarding-Workflow (von Erstanfrage bis unterzeichnete Vollmacht inkl. automatischer Honorarvereinbarungs-Erstellung) ist für Phase 2 (Termin offen) geplant. Wünsche von Interessenten fließen in die Planung ein.

Steuerkanzleien-Marketing bewegt sich in einem berufsrechtlichen Rahmen (§ 57a StBerG und Berufsordnung der Bundessteuerberaterkammer). Sachliche Information über Spezialisierungen, Qualifikationen und Leistungen ist möglich; reklamehafte Anpreisungen sind zu vermeiden. In diesem Rahmen soll sich Bot-Agent bewegen. Die berufsrechtliche Prüfung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.

Bot-Agent soll die GBP-Post-Pflege unter Berücksichtigung der berufsrechtlichen Werberegeln unterstützen: pro Monat sollen 4-6 themenbezogene Posts erstellt werden, saisonale Steuer-Themen (z.B. Steuererklärungs-Saison im Januar, Jahres-Abschluss-Saison im März, EÜR-Themen im April), Spezialisierungs-Hinweise (z.B. Heilberufs-Fokus, GmbH-Gründungs-Beratung, Internationale Mandate), und sachliche Veranstaltungs-Hinweise (z.B. Webinare, Kammer-Veranstaltungen).

Konkrete Module: B2_10 GBP Posts (auf sachliche Formulierung ausgelegt), B1_18 Brand Monitor (Erwähnungen Ihrer Kanzlei in Foren, LinkedIn, fachverwandten Blogs). Alle Texte sollen vor einem Einsatz auf Vereinbarkeit mit dem Berufsrecht geprüft werden. Hinweis: keine rechtsverbindliche Beratung, bei kritischen Themen sollte ein auf Berufsrecht spezialisierter Kollege konsultiert werden.