KI-Automation für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Steuerkanzleien empfangen täglich 50-200 Mandanten-Mails, Belege, Fristen-Erinnerungen, DATEV-Fragen, Termin-Wünsche, Honorarabrechnungs-Klärungen. Die manuelle Sortierung am Morgen verbrennt 30-90 Minuten Steuerberater-Zeit pro Tag, also potenziell 200-500 Stunden pro Jahr. Eine KI-basierte Triage könnte das automatisieren, aber nur wenn sie § 203 StGB respektiert.

Hier liegt die kritische Hürde: § 203 StGB Berufs-Verschwiegenheit verbietet die Weitergabe von Mandanten-Informationen an Dritte ohne Einwilligung. Eine US-Cloud-AI wie ChatGPT oder Claude (US-Endpunkte) ist dabei rechtlich heikel, die Daten verlassen den EWR und werden potenziell für Modell-Training verwendet. Die meisten Kanzleien verzichten daher auf KI und verbrennen weiter Steuerberater-Zeit für Routine.

Bot-Agent löst das strukturell: alle KI-Verarbeitungen laufen auf lokalen LLMs (Llama 3, Mistral) auf unserem Hetzner-Server in Nürnberg. Mandanten-Daten verlassen niemals die EU, werden niemals für Training genutzt. Die E-Mail-Triage klassifiziert eingehende Mails in 8 Kategorien (Beleg-Lieferung, Fristen-Anfrage, DATEV-Frage, Termin-Anfrage, Honorarabrechnung, Sonstiges, Gerichts-Frist, Unbekannt) und priorisiert nach Dringlichkeit.

Belege manuell in DATEV einbuchen ist eine der zeitaufwendigsten Routine-Tätigkeiten in jeder Steuerkanzlei. Eine durchschnittliche Kanzlei mit 5 Steuerberatern erfasst pro Monat 800-2.500 Belege, pro Beleg typisch 1-3 Minuten manuelle Kategorisierung und Buchungs-Vorbereitung. Multipliziert ergibt das 13-125 Stunden monatlich, die für strategische Beratung oder Mandanten-Akquise fehlen.

Bot-Agent automatisiert die DATEV-Vorbereitung: eingehende Belege (PDF, Foto, Email-Anhang) werden via OCR digitalisiert, automatisch kategorisiert (Eingangs-Rechnung, Ausgangs-Rechnung, Kontoauszug, Bewirtungs-Beleg, Tank-Beleg, etc.), den richtigen Konten zugeordnet (basierend auf Ihrem DATEV-Kontenrahmen) und als Vor-Buchungs-Vorschlag in eine DATEV-importierbare CSV-Datei exportiert. Die finale Buchung erfolgt durch eine Steuerfachkraft mit 1-2 Klicks Bestätigung.

Wichtig zur Ehrlichkeit: eine vollautomatische DATEV-Buchung ohne Steuerfachkraft-Kontrolle ist NICHT vorgesehen, das wäre rechtlich heikel und auch fachlich fehleranfällig. Bot-Agent liefert die Vor-Bereitungs-Schicht, die typisch 70-85% der manuellen Belegerfassung ersetzt, und übergibt strukturierte Vor-Buchungs-Vorschläge an Ihre Steuerfachkräfte.

Mandanten-Termine sind der wichtigste Service-Kontakt einer Steuerkanzlei. Trotzdem laufen sie in den meisten Kanzleien unstrukturiert: Telefon-Anfragen werden vom Sekretariat manuell terminiert, Email-Anfragen warten oft 24-48 Stunden auf eine Antwort, und Mandanten erscheinen häufig ohne die nötigen Vorab-Unterlagen, was die Termine ineffizient macht.

Bot-Agent integriert (geplant für Q3 2026, Phase 2) eine Termin-Buchungs-Komponente, die mit klassischen Buchungs-Tools (Cal.com, Calendly mit AVV) verbunden ist. Stand heute liefern wir die Vorqualifizierungs- und Triage-Schicht: Mandanten-Anfragen werden klassifiziert (Erstgespräch, Steuererklärungs-Termin, Beratungs-Termin, Jahres-Abschluss), gewünschte Themen erfasst (z.B. Erbschaftsteuer, Gründungs-Beratung, Internationale Sachverhalte), und qualifizierte Anfragen an Ihr Sekretariat übergeben.

Hinweis: ein vollständiger Mandanten-Onboarding-Workflow (von Erstanfrage bis unterzeichnete Vollmacht inkl. automatischer Honorarvereinbarungs-Erstellung) ist für Phase 2 (Q3 2026) geplant. Beta-Klienten gestalten diesen Workflow aktiv mit und erhalten Pilot-Pricing.

Steuerkanzleien-Marketing operiert in einem berufsrechtlichen Rahmen: § 43b BRAO (analog für Steuerberater BStBK-Werberichtlinien) verbietet reklamehafte Anpreisungen, irreführende Aussagen und vergleichende Werbung gegen andere Kanzleien. Sachliche Information über Spezialisierungen, Qualifikationen und Leistungen ist erlaubt, und genau das ist der Spielraum, den Bot-Agent nutzt.

Bot-Agent automatisiert die GBP-Post-Pflege BStBK-konform: pro Monat werden 4-6 themenbezogene Posts erstellt, saisonale Steuer-Themen (z.B. Steuererklärungs-Saison im Januar, Jahres-Abschluss-Saison im März, EÜR-Themen im April), Spezialisierungs-Hinweise (z.B. Heilberufs-Fokus, GmbH-Gründungs-Beratung, Internationale Mandate), und sachliche Veranstaltungs-Hinweise (z.B. Webinare, Kammer-Veranstaltungen).

Konkrete Module: B2_10 GBP Posts (BStBK-konform), B1_18 Brand Monitor (Erwähnungen Ihrer Kanzlei in Foren, LinkedIn, fachverwandten Blogs). Alle Texte werden vor Roll-out auf BStBK-Konformität geprüft, Hinweis: keine rechtsverbindliche Beratung, bei kritischen Themen sollte ein auf Berufsrecht spezialisierter Kollege konsultiert werden.