Praxissoftware-Ergänzung: KI-Automatisierung für Zahnarztpraxen.

Zahnarztpraxen erhalten nach unserer Beispielannahme täglich 20 bis 60 Termin-Anfragen über Telefon, Online-Terminportale, WhatsApp Business und Website-Formular. Während die Praxis-Inhaber am Patienten arbeiten, bleiben diese Anfragen oft Stunden unbeantwortet. Das Problem: ein KI-Einsatz ist wegen § 203 StGB Heilberufsgeheimnis und DSGVO-Auslandsübermittlung nur mit besonderer Sorgfalt möglich, sobald Patientendaten in der Anfrage vorkommen, und das ist häufig der Fall (z.B. Ich habe seit 3 Tagen Schmerzen am rechten Backenzahn, möchten Termin).

Der Ansatz von Bot-Agent: Hosting bei Hetzner in Nürnberg. Für die KI-Verarbeitung sind Modelle externer Anbieter (Anthropic, OpenAI, Google) vorgesehen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln; beides liegt für Anthropic und OpenAI vor, für Google wird es vor Verkaufsstart bestätigt. Personenbezogene Daten sollen vor der Verarbeitung soweit möglich anonymisiert werden. Der Bot fragt strukturiert ab: gewünschte Behandlungs-Art (Vorsorge, Schmerz-Behandlung, Beratungs-Termin Implantologie, Bleaching, PZR), gewünschtes Datum, Zeitfenster, ob Privat-Patient oder Kassen-Patient, und ob Notfall oder regulärer Termin. Konkrete Patienten-Daten (genaue Symptome, Diagnose, medizinische Vorgeschichte) sollen nicht erfasst werden, die landen erst beim persönlichen Termin in der Praxis-Software.

Wichtig: ein vollständig automatisierter Termin-Buchungs-Funnel mit Live-Auslastungs-Anbindung an Praxis-Software ist für Phase 2 (Termin offen) geplant und heute nicht vorhanden. Vorgesehen ist zunächst die Vorqualifizierung mit Übergabe qualifizierter Anfragen an Ihr Praxis-Team, meist mit nur 1-2 Klicks Bestätigung. Wünsche von Interessenten fließen in die Planung ein.

Der optional dazu geplante KI-Telefonassistent (heute nur als Web-Demo im Browser) ist kein starres Standard-Skript, sondern soll auf Basis unseres Automatisierungs-Katalogs an Ihre Sprechzeiten, Ihre Behandlungs-Arten und Ihre Terminlogik angepasst, statt ein für alle Praxen identisches Produkt auszuliefern.

Eine systematische Recall-Erinnerung kann dazu beitragen, dass mehr Patienten zur halbjährlichen Vorsorge-Untersuchung zurückkommen. Konkrete Zahlen hängen stark von der Ausgangs-Situation der Praxis ab und lassen sich nicht zusagen.

Bot-Agent soll Recall-Sequenzen DSGVO-orientiert unterstützen. Vorsorge-Erinnerung 6 Monate nach letzter PZR oder Untersuchung, Folge-Erinnerung 4 Wochen später bei keiner Reaktion, saisonale Vorsorge-Anstöße (z.B. PZR vor Hochzeit, Bleaching vor Hochsaison), und Aufklärungs-Beratungs-Folge-Erinnerung für Patienten mit Diagnose-Termin (Implantat-Beratung 4 Wochen nach Erstdiagnose, Aligner-Beratung etc.).

DSGVO und § 203 StGB. Alle Sequenzen laufen ausschließlich an Patienten mit ausdrücklicher Einwilligung. Geplant sind Einwilligungs-Textvorlagen für Praxis-Aufnahme-Formular und Behandlungs-Bestätigung, DSGVO-orientiert mit klarem Lösch-Konzept. Die Inhalte der Erinnerungen enthalten KEINE Diagnose- oder Behandlungsangaben. Schon der Name in Verbindung mit dem Praxisbezug unterliegt aber dem Berufsgeheimnis und dem Datenschutz (Art. 9 DSGVO); die Einwilligung muss das ausdrücklich abdecken.

Zahnärzte haben eine besondere Bewertungs-Herausforderung. Patienten schreiben oft Wirkungs-Aussagen über Behandlungen (z.B. Nach der Implantat-OP hatte ich keine Schmerzen mehr), die nach HWG als unzulässige Werbung ausgelegt werden können, wenn die Praxis aktiv zustimmt oder das Review nicht distanziert. Zusätzlich gilt die Berufsordnung der Landeszahnärztekammer mit eigenen Regeln zur Information der Öffentlichkeit. Das ist berufsrechtlich heikel, sodass manche Praxen auf systematische Bewertungs-Pflege ganz verzichten.

Bot-Agent automatisiert die Bewertungs-Antworten unter Berücksichtigung von HWG und Berufsordnung. Eingehende Bewertungen werden klassifiziert (sachliches Service-Lob, Heilversprechen-Aussage, Schmerz-Aussage, Service-Kritik, kritisch). Bei Heilversprechen-Aussagen ist ein Distanzierungs-Template vorgesehen (Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Zu Einzelheiten äußern wir uns aus Gründen der Schweigepflicht hier nicht; bei Fragen sind wir in der Praxis gern für Sie da). Die Antwort bestätigt weder ein Behandlungsverhältnis noch einen Behandlungserfolg und wird vor der Veröffentlichung von der Praxis freigegeben. Bei kritischen Bewertungen (1-Stern) wird sofort eskaliert.

Konkretes Setup. Modul 1_10 (Google Review Antworten, in der Heilberufs-Variante mit HWG-Distanzierungs-Templates), Modul 1_18 (Brand Monitor, mit Schwerpunkt auf Bewertungsportalen und Patientenforen). Wichtige Differenzierung: bei kritischen oder Schmerz-Bewertungen sendet das System keine automatische Antwort, sondern einen Vorschlag an die Praxis-Inhaberin zur Freigabe. Persönliche Reaktion bei kritischen Fällen bleibt bei Ihnen.

Nach unserer Einschätzung suchen viele Patienten ihre Praxis zuerst über Google, typisch geografisch (Zahnarzt München Schwabing, Implantologe Köln, Kinderzahnarzt Hamburg). GBP ist damit ein wichtiger Kanal. Aber GBP-Posts müssen die HWG-Vorgaben einhalten: keine Wirkungs-Garantien, keine Heilversprechen, keine vergleichende Werbung gegen andere Praxen.

Bot-Agent soll die GBP-Post-Pflege unter Berücksichtigung des HWG unterstützen. Pro Monat sollen 4-6 saisonale, themenbezogene Posts erstellt werden. Vorsorge-Themen (PZR im Frühling, Vorsorge-Saison im September), Schwerpunkt-Hinweise (Implantologie-Beratung, Aligner-Therapie für Erwachsene, Kinderzahnheilkunde), Praxis-Highlights (neue Behandlungs-Räume, neue Equipment-Anschaffung, Team-Vorstellung), und saisonale Aufklärungs-Themen (Sport-Mundschutz im August vor Liga-Start, Kinder-Vorsorge im September nach den Ferien). Alle Texte sollen vor einem Einsatz auf Vereinbarkeit mit dem HWG geprüft werden.

Konkrete Module. B2_10 GBP Posts (auf HWG und Berufsordnung ausgelegt), B1_18 Brand Monitor (Erwähnungen Ihrer Praxis in Foren, Patientenportalen, Reddit). Eine HWG-Prüfung ist als Teil des Angebots geplant und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei kritischen Themen (z.B. Wurzelbehandlungs-Schmerz-Reduktion, Schmerztherapie ohne Diagnose) wird im Erstgespräch individuell geklärt, ob und wie die Themen kommuniziert werden können.